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Vous prévoyez embaucher? Faire des entrevues par téléphone pourrait vous permettre d’interviewer plus efficacement, gagner du temps et surtout de trouver la perle rare. Voilà ce qu’explique la présidente d’Entrevues conseils, Patricia St-Pierre, spécialiste en ressources humaines.

Par Patricia ST-PIERRE

Patricia ST-PIERRE

Il est de plus en plus fréquent de recourir à une entrevue téléphonique comme première intervention auprès de candidats prometteurs. De nombreuses organisations utilisent ce moyen comme un procédé de présélection pour une variété de raisons. D’abord, pour gagner du temps puisqu’ils sont habituellement courts (de 15 à 30 minutes) et donc peu coûteux.

L’entrevue téléphonique a pour effet de diminuer le nombre de postulants invités à une entrevue traditionnelle. Elles représentent également une alternative plus réaliste pour des candidats provenant de l’extérieur de la ville ou d’une autre province ou d’un pays étranger.

Le premier contact

Le recruteur devrait lui-même prendre un rendez-vous avec tous les candidats. Ce premier contact peut vous en dire gros sur votre interlocuteur. Retourne-t-il votre appel rapidement ? Qu’en est-il de son élocution ? Que pouvez-vous dire du candidat, après les deux premières minutes de conversation ? Quelle est votre première impression ?

Sachez toutefois que certains bons candidats ne sont pas forcément à l’aise au téléphone, alors que d’autres savent comment s’y prendre pour produire une excellente impression. Considérez l’information ainsi obtenue comme un élément supplémentaire au dossier de candidature de chaque postulant.

Lors de l’appel, présentez-vous (votre nom et celui de l’entreprise, de même que votre fonction), annoncez le but de votre appel et faites le lien avec le poste offert et la réception du CV du candidat. Vouvoyez le candidat ou demandez-lui si vous pouvez le tutoyer. Vérifiez si le candidat est toujours disponible pour l’emploi. Avisez le candidat sélectionné que vous avez l’intention de faire une première entrevue par téléphone. Expliquez clairement la démarche (les étapes) que vous entendez prendre pour la sélection de l’employé. Indiquez lui la date et l’heure à laquelle vous souhaitez le rappeler. Évitez de prendre les candidats au dépourvu ! Proposez toujours un intervalle de quelques heures (maximum de 48 heures) avant d’effectuer l’entretien téléphonique pour donner la chance aux candidats de se préparer. Une entrevue téléphonique demande une préparation aussi bien que pour une entrevue en face à face. Enfin, mentionnez vos coordonnées téléphoniques, si le candidat doit annuler le rendez-vous.

L’entretien

L’appel doit être rigoureusement préparé. Ayez le CV et la lettre de présentation du candidat devant vous. Assurez-vous aussi d’avoir en main la description d’emploi pour en faire le rappel, le cas échéant. Demandez à la personne si elle est prête en précisant la durée approximative de l’appel.

À partir des conditions essentielles de l’emploi, dressez une liste de sujets pour élaborer votre questionnaire d’entrevue par lequel vous poserez les mêmes questions de base à tous les candidats. Cependant, n’hésitez pas à ajouter vos interrogations sur des particularités du candidat détectées dans son CV. Un questionnaire préparé pour chacun d’eux vous aidera ainsi à mieux apprécier leur performance. De plus, il sera beaucoup plus facile de voir les meilleures candidatures. Prenez des notes, ne vous fiez pas seulement à votre mémoire. Remerciez votre interlocuteur à la fin de l’entretien.

Dans le cadre d’une présélection, il est recommandé de privilégier les questions se rapportant à la formation et à l’expérience du candidat en fonction des caractéristiques obligatoires du profil recherché. L’évaluation des compétences du savoir être se fait à l’entrevue en face à face. N’oubliez pas que les entrevues téléphoniques sont parfois délicates parce que l’on ne peut pas lire les signes non verbaux durant l’entretien, telles les expressions faciales ou le langage corporel.

Les suites

Donnez aux candidats l’heure juste sur les suites qui seront données à votre entretien téléphonique dont la date à laquelle vous serez fixé sur le nom des candidats à inviter à la prochaine étape.

Des astuces

Pour effectuer une bonne présélection téléphonique et ainsi augmenter la qualité de vos premières entrevues vous trouverez ci-dessous quelques astuces :

• Planifier le nombre de candidats à appeler, le temps global consacré aux appels et idéalement la durée de votre conversation téléphonique de sorte à vous fixer un objectif réaliste.
• Utiliser un téléphone de qualité. Ce n’est surtout pas le temps d’utiliser un téléphone cellulaire avec une mauvaise réception, ou un téléphone de mauvaise qualité qui rend la compréhension difficile entre vous et les candidats.
• Poser les mêmes questions de base de façon à pouvoir sélectionner les candidats sur les mêmes critères.

Au moyen d’une entrevue téléphonique, vous saurez dès le départ si un candidat peut remplir les fonctions de base du poste offert, vous ne perdrez pas votre temps, ni le sien, à faire une entrevue plus poussée en sa présence.

Vous prévoyez recruter? Patricia St-Pierre peut vous aider.
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Courriel: info@entrevues-conseils.com

*Mme St-Pierre est l’auteur de Entrevue d’emploi : Conseils, trucs et stratégies. Elle publiera aussi un nouvel ouvrage intitulé: Livre Entrevue 2011, aux Éditions septembre.