2 trucs infaillibles pour gérer vos tâches et vos courriels

Sophie MARCHAND

Nous recevons chaque jour des tonnes de courriels, certains importants et urgents, d’autres complètement insignifiants et entre les deux, un lot de courriels pour lesquels on doit absolument faire un suivi mais à des dates différentes (avec des degrés d’urgence différents). En plus des courriels qui s’accumulent, souvent notre to-do list s’allonge elle aussi si bien qu’en fin de journée, nous avons parfois l’impression d’aboutir avec une liste de tâches plus longue qu’en début de journée.

Êtes-vous de ceux qui ont du mal à s’y retrouver ou qui ont l’impression d’allouer trop de temps à la gestion des tâches et des courriels?

Si vous répondez oui à cette question, ce billet est pour vous.

De mon côté, je vous suggère fortement l’utilisation d’Outlook pour la gestion de vos courriels et de vos listes de tâches. Si comme moi, vous avez plusieurs comptes de courriel (gmail, hotmail, yahoo et autres), sachez que vous pouvez tous les lire et les gérer à partir de Outlook. Pour ce faire, vous devez vous rendre dans le menu Tools (outils en français), Account Settings (Paramètres de compte en français) et vous cliquez ensuite sur New (nouveau en français). À partir de là, vous suivez les instructions.

Utilisation des catégories de courriels

Outlook vous permet de créer des catégories de courriels et de classer vos courriels dans ces catégories. Vous êtes libre de créer le nombre de catégories que vous souhaitez et de leur attribuer chacune la couleur de votre choix. Le but d’allouer une couleur à une catégorie est d’ajouter un élément visuel qui aide au classement de vos courriels. De plus, vous pouvez organiser votre boîte de courriels afin qu’elle présente vos courriels de façon regroupée par catégorie. Ainsi, les courriels non catégorisés demeureront dans le haut de votre boîte de courriels et les autres seront regroupés par couleurs.

Utilisation du gestionnaire de tâches intégré

Le gestionnaire de tâches intégré de Outlook est un outil incontournable pour optimiser la gestion de vos listes de tâches (et aussi de vos courriels!). Il est très flexible et vous permet de gérer vos tâches par catégorie, par date d’échéance, par sujet. Vous pouvez même y insérer des courriels et des notes. Ainsi, vous pouvez tout gérer par le biais d’un seul et même outil.

Pour mieux comprendre l’étendue des possibilités que vous offrent ces deux fonctionnalités de Outlook, je vous invite à visionner la vidéo suivante :

Encore une fois, si vous avez du mal à visionner cette vidéo, n’hésitez pas à cliquer sur le mode plein écran en 720p. Ces options se trouvent dans le bas de la fenêtre du vidéo (voir image ci-bas pour référence).